Совершаем переход на электронный документооборот: основные этапы

Что такое цифровой документооборот

Цифровой документооборот — это система управления документами, где информацию хранят и обрабатывают в электронном формате. Вместо обычной бумаги используют файлы на компьютерах, что позволяет автоматизировать многие рутинные операции и делает обработку данных быстрее.

Разделяется на внутренний ЭДО и внешний ЭДО. Внутренний используется для обмена внутри фирмы — между отделами, филиалами и сотрудниками. Он помогает ускорить внутренние процессы: договоры и приказы теперь можно согласовывать в электронном виде за минуты, без необходимости ждать подписи руководителя на бумаге.

Внешний ЭДО нужен для обмена с внешними контрагентами, такими как поставщики, клиенты и государственные органы. Счета, акты или накладные можно отправить партнерам и получить их подписи удаленно, без ожидания курьера.

Преимущества цифрового документооборота:

• Сокращение временных затрат на обработку: вместо того чтобы отправлять различные документы почтой или передавать их через курьера, вы можете мгновенно загрузить договор или счет в систему, и он тут же окажется у нужного человека для согласования и подписи.
• Снижение расходов на бумагу, печать и хранение: нет необходимости распечатывать десятки страниц договоров или накладных, складировать их в папки и выделять пространство для архивов.
• Ускорение поиска и доступа к информации: когда документация доступна по нажатию нескольких клавиш, вы можете найти нужный материал в считанные секунды, используя поиск.
• Повышение сохранности важных данных: электронные документы автоматически резервируются в системе, даже если их кто-то случайно удалит, то восстановление из резервной копии займет несколько секунд.
• Улучшение прозрачности и контроля над задачами: любой файл можно отследить на каждом этапе — кто и когда его получил, согласовал или подписал.
• Возможность удаленного взаимодействия: ваши сотрудники могут согласовывать договора, отправлять счета и подписывать акты даже находясь в другой стране.
• Снижение числа человеческих ошибок: автоматическое заполнение данных и проверка форматов документов помогают избежать опечаток и неверного оформления.

Как пошагово внедрить цифровой документооборот

Рассмотрим, что нужно для перехода на электронный документооборот и как это сделать. Для успешного внедрения важно действовать поэтапно, чтобы избежать сбоев в текущих процессах и обеспечить плавный переход для сотрудников, контрагентов.

Выбрать оператора ЭДО

Выбор подходящего сервиса-оператора играет решающую роль при переходе, так как именно он будет отвечать за стабильный обмен документацией, защиту данных и соответствие правовым требованиям. Надежный поставщик обеспечит бесперебойную работу, защиту корпоративной информации и соответствие правовым требованиям.

Основные критерии выбора оператора ЭДО:

• Соответствие законодательству — он должен быть аккредитован и иметь лицензию ФНС.
• Интеграция с существующими системами — важно, чтобы оператор поддерживал взаимодействие с внутренними системами фирмы, такими как ERP, CRM, бухгалтерской отчетностью.
• Надежность и безопасность — наличие сертификатов, подтверждающих защиту данных, например, ISO/IEC 27001.
• Техническая поддержка и SLA — помогут быстро устранить любые сбои, обеспечить стабильную работу системы и минимизировать риски простоев.
• Функциональные возможности — оцените функции, такие как маршрутизация документов, возможности для автоматизации и удобство интерфейса.
• Стоимость — убедитесь, что цены услуг оператора соответствует бюджету, а также прозрачны и понятны.

Переход на ЭДО требует внимательного анализа предложений. Операторы, которые будут рассмотрены ниже, входят в список Федеральной Налоговой Службы, имеют более 100 тысяч абонентов и оценку не менее 3 баллов.

• «Такском». Подходит для фирм, которым важны гибкость в выборе решений по ЭДО, быстрая интеграция с системой маркировки «Честный ЗНАК» и возможность управления документооборотом в мобильном приложении. Оптимален для предприятий, активно работающих с маркированной продукцией.
  
  
  
• «Контур.Диадок». Предлагает модули для кадрового документооборота, согласования, сверки взаиморасчетов и автоматического отправления по сотрудникам и отделам. Подходит для компаний, где есть потребность в многоступенчатом согласовании и защите конфиденциальной информации.
  
  
  
• «Калуга Астрал». Рекомендуется для фирм, которым важен контроль над документооборотом и удобство управления контрагентами, включая добавление в «черный список». Подходит для малого и среднего бизнеса, где требуется возможность работы с маркировкой, гибкая тарификация с переносом остатка и бесплатный роуминг.
  
  
  
• СБИС. Подходит для крупных компаний и предприятий, нуждающихся в глубокой интеграции с учетными и корпоративными системами (1С, SAP, ЕГАИС, «Честный ЗНАК», ФГИС «Меркурий»). Идеален для задач по автоматической конвертации бумажных архивов, организации облачного хранения и работы с возможностью привязки через QR-коды.
  
  
  

Внедрить подходящие инструменты

Для работы с документами в цифровом формате понадобятся редакторы, которые помогут создать, менять и управлять файлами. Помимо них потребуются программы для обмена файлами с контрагентами, системы управления проектами для отслеживания задач и сроков. Не лишними будут средства для защиты данных, такие как антивирусы и шифрование.

Чтобы лучше понимать, с чего начать электронный документооборот, выделим три простых редактора.

PDFCommander является многофункциональным редактором PDF-документов и включен в Реестр Российского ПО. Это значит, что софт никто не заблокирует, он регулярно будет обновляться, а пользователям будет оказываться поддержка от разработчика.

Программа предлагает создание и редактирование ПДФ, добавление электронных подписей, а также применение штампов и защиту паролем. Ко всему прочему, программа позволяет объединять, разделять и конвертировать файлы в различные форматы, например, DOCX, JPG, PNG и другие.

Окуляр ГОСТ — программа для просмотра и редактирования PDF и других популярных форматов. Соответствует требованиям государственных стандартов и позволяет работать с текстовыми и графическими данными.

Одной из важнейших функций является поддержка шифрования, а также обеспечение целостности документа, что особенно актуально для юридических организаций.

Master PDF Editor — это мощный инструмент для редактирования PDF, который позволяет создавать, редактировать, аннотировать файлы. Софт поддерживает работу с формами, добавление комментариев, а также интеграцию ЭЦП для повышения безопасности.

ПО подойдет и для индивидуальных пользователей, и для компаний, которым нужно управлять большим объемом документов.

Обучить сотрудников

Вопрос о том, как перейти на ЭДО, не решить без обучения сотрудников, поскольку от их знаний и навыков зависит успешное освоение новых технологий. Это напрямую влияет на защиту корпоративной информации и на эффективность их работы.

Переход на новые технологии часто вызывает сопротивление, поэтому важно подойти к этому процессу поэтапно, чтобы минимизировать стресс и обеспечить плавный переход. Вот как можно организовать обучение:

1. Оценка готовности персонала. Перед началом обучения необходимо определить уровень знаний сотрудников в области работы с цифровыми инструментами.
2. Вводные тренинги. На них сотрудники узнают, зачем нужен ЭДО, как он улучшит их работу и какие возможности откроет.
3. Обучение основам работы с программами. Начинать следует с наиболее простых задач, таких как перенос документов или работа с локальными нормативными актами.
4. Тестовый период. Выделите время для "тестового" периода, когда персонал сможет привыкнуть к новым инструментам, а также самостоятельно выполнять простые операции с документами.
5. Доступ к обучающим материалам. Разработайте и предоставьте сотрудникам руководства, которые можно будет использовать в любое время.
6. Поддержка в процессе адаптации. В первые недели после внедрения важно оказывать поддержку в режиме реального времени: выделить «наставников», которые помогут сотрудникам в случае возникновения вопросов, а также регулярно собирать отзывы для корректировки обучения.

Особое внимание следует уделить вопросам информационной безопасности. Сотрудники должны быть осведомлены о лучших практиках защиты данных, о важности использования надежных паролей и о том, как идентифицировать фишинговые атаки.

Регулярные проверки уровня цифровой безопасности в офисе помогут выявить уязвимости и улучшить защиту. Одним из вариантов может быть привлечение «белого хакера», который поможет найти уязвимости и дать рекомендации по их устранению.

Организовать электронный документооборот с контрагентами

Организация ЭДО с контрагентами начинается с оценки текущих процессов в бумажном формате. Определите, как осуществляется обмен данными, кто отвечает за их обработку, и какие проблемы возникают при использовании бумажных носителей. Затем необходимо получить квалифицированную подпись для каждого сотрудника, ответственного за взаимодействие с контрагентами.

Так может выглядеть носитель для сертифицированной подписи

Примечание. Каждый сотрудник, который будет работать с электронными документами и использовать электронную подпись, должен дать письменное согласие. Это необходимо для соблюдения правовых требований и защиты персональных данных.

Затем необходимо подключиться к оператору ЭДО и выбрать способ работы с системой, который лучше всего подходит вашей компании. После этого необходимо оформить приказ о переходе на ЭДО с контрагентами и отправить приглашения для обмена документами вашим поставщикам и заказчикам.

Таким образом, можно эффективно организовать процесс обмена информацией, что позволит уменьшить затраты и повысить скорость обработки информации.