Как отправить электронный документ по почте

Как подготовить ПДФ-файлы к отправке

Почтовые сервисы работают со всеми форматами, однако в офисной и учебной среде наиболее популярным считается PDF. Это расширение, которое позволяет одним файлом пересылать текст и фото. При этом все загруженные данные упорядочены, как в вордовских документах. По сравнению с последними ПДФ имеет важное преимущество: формат позволяет безопасно распоряжаться данными. Файл с этим расширением защищается от копирования и редактирования, часть сведений позволяется скрыть, а добавление метаданных поможет сохранить информацию об авторстве.

PDF – нестандартный формат. Его использование является одним их вариантов, как отправить фото по электронной почте с компьютера, но более активно расширение применяется для пересылки документации. Чтобы открывать, создавать и редактировать подобные файлы, нужно специальное программное обеспечение. Лучший софт для работы с ПДФ на данный момент – PDF Commander.
Приложение позволяет:

• Создавать и редактировать документы.
• Открывать ПДФ-файлы с рабочего стола.
• Объединяться несколько документов в один.
• Конвертировать PDF в форматы изображений: JPG, PNG, BMP, TIFF и другие.
• Защищать информацию установкой паролей и скрытием отдельных фрагментов.
• Ставить электронные подписи.

PDF Commander умеет включать в документ комментарии и закладки, текстовую информацию (шрифт, размер, расположение поддаются изменению), загружать картинки. В программу включена коллекция штампов, добавлять которые можно прямо в окне редактора. Если весь документооборот в компании осуществляется в электронном виде, полезно знать, как поставить цифровую подпись в электронный документ. В программе есть и данная функция.

Как заархивировать документы

Если вам предстоит отправить несколько тяжелых документов (зачастую это фотографии), с пересылкой возникнут проблемы: в почтовых сервисах есть ограничения на общий размер или количество файлов. Не все пользователи обладают интернет-соединением, позволяющим скачать все данные достаточно быстро. Что делать, если ваша документация слишком много весит? Рассмотрим способ решения.

Отправляете папку с несколькими десятками изображений? Хорошим решением станет заархивировать ее. Для этого используются такие программы, как WinRAR или 7-Zip. Архив представляет собой единый файл, содержащий в себе произвольное число документов любого формата. Он сохраняет файловую структуру (то есть, если в директории есть папки, в архиве они сохранятся) и, что самое важное, снижает размер документов.

Разберемся, как быстро сжать PDF большого размера. На компьютере должна быть установлена одна из программ-архиваторов. Для примера используем WinRAR.

1. В Проводнике находим директорию, содержимое которой требуется отправить. Кликаем по ней правой кнопкой мышки, выбираем Добавить в архив.
2. Появляется окно, в котором можно задать название и формат. В качестве последнего рекомендуется ZIP: это универсальное расширение, которое открывается практически всеми архиваторами.



3. По желанию задаем пароль. Жмем Установить пароль, вводим дважды желаемую комбинацию. Она будет запрашиваться при попытке открыть или извлечь файлы.



4. Кликаем ОК, ждем завершения архивации. Продолжительность зависит от числа или размера файлов. По завершению прикрепляем получившийся архив к электронному письму.

Как послать ПДФ документ через почтовые сервисы

При ведении деловой переписки общение зачастую идет рука об руку с пересылкой документации. Отправка осуществляется почтовыми сервисами: файлы прикрепляются напрямую к сообщению, без ссылки на сторонние файлообменники. Рассмотрим, как скинуть документ при помощи популярных в РФ электронных почт: Gmail, Mail.ru и других.ы

Gmail

1. Перед тем, как отправить ПДФ файл по электронной почте, заходим в Google-аккаунт. К нему привязан адрес нашего e-mail. Если аккаунта нет, регистрируемся. Много времени это не займет.
2. Попав на страницу Gmail, обнаруживаем в верхнем левом углу (если вы зашли с компьютера) кнопку Написать.





3. Открывается окно создания письма. В графе Кому вводим адрес электронной почты, в поле Тема – заголовок сообщения. Чтобы прикрепить файл любого формата, перетаскиваем его с рабочего стола или Проводника в браузер, прямо в окно с письмом.





4. Для Gmail важно, какой размер документов вы прикладываете суммарно. Он не должен превышать 12 мегабайт, иначе вместо файлов адресату придет ссылка на Google Диск.

С телефона отправка документов выглядит примерно так же. Google разработала специальное приложение для Android и iOS, позволяющее просматривать почту и отправлять письма. Интерфейс в нем интуитивно понятен.

Mail.ru

1. Вводим логин (который в то же время является адресом электронной почты) и пароль.
2. На главной странице кликаем Написать письмо.
3. В поле Кому вводим адрес получателя электронного письма. Ниже указываем название и пишем само сообщение.
4. Чтобы добавить документ, кликаем Прикрепить файл. Указываем его расположение на диске.





5. Завершаем ритуал нажатием на кнопку Отправить.

Яндекс

Разберем, как переслать документ по электронной почте самым популярным в России онлайн-сервисом.

1. Регистрируем учетную запись Яндекс.
2. На главной странице находим сервис Почта.
3. Под логотипом Яндекс обнаруживаем кнопку Написать.
4. Пишем адрес, тему, само письмо.
5. Для добавления документа кликаем по значку в виде скрепки. Выбираем Файлы с компьютера.

Rambler

1. Регистрируем аккаунт Рамблер. Потребуется ввести фамилию и имя, желаемый e-mail, пароль и дату рождения.
2. Жмем Написать на главном экране почтового сервиса.





3. Для прикрепления файла кликаем по иконке в виде скрепки или перетаскиваем документ с рабочего стола.
4. Заполняем остальные пункты, жмем Отправить.

В каких ещё форматах можно отправить электронную документацию

Формат ПДФ достаточно распространен, однако у некоторых пользователей возникнут проблемы с его открытием. Разберем несколько альтернативных способов пересылки файлов:

• Doc/Docx. Word используется повсеместно, так как пакет Microsoft Office установлен на компьютер практически каждого.
• Изображения. Картинки открываются без установки стороннего софта. PDF Commander умеет преобразовывать ПДФ-документы в форматы растровых изображений. В таком виде можно и распечатать ПДФ-документ на принтере, чтобы передать ксерокопию лично другому человеку.

Изображения и вордовские документы можно так же легко отправлять почтовыми сервисами, как и ПДФ-файлы. Последовательность действий остается прежней.

Как отправить по электронной почте сканы документов

Используя принтер со встроенным сканером, можно не только обзавестись копией необходимой документации, распечатанной на бумаге. Отсканированные данные также позволяется получить в электронном виде. Как правило, для сохранения сканов на жестком диске применяются форматы изображений: JPEG, PNG и прочие. Существуют два способа, как отправить скан на почту:

• С помощью программы на ПК.
  Тут не будет четкой инструкции, потому как у каждого производителя и даже модели алгоритм действий немного отличается. Нам нужно подключить принтер к ПК и установить официальные драйвера. С ними должен идти софт для сохранения сканов. Запустив программу, вы активируете сканер: он создаст на жестком диске цифровую копию документа. Отправляйте его по почте так же, как и любой другой файл.
• Напрямую через функционал сканера.
  Разберем, как отсканированный документ отправить по электронной почте, используя функционал принтера. Современные модели позволяют сделать это без переноса файла на ПК. Положите документ в сканер, в интерфейсе найдите пункт отправки электронных писем, после чего выберите адрес из списка контактов.

Заключение

В офисной среде важно умение правильно работать с электронной документацией. Мы рассмотрели, как отправлять письма на ПК других пользователей, в каких форматах можно пересылать важные документы. Для работы с ПДФ рекомендуем PDF Commander — эта программа поможет создать или отредактировать документ, а также объединить несколько файлов для подготовки к отправке. Опробуйте софт в деле, скачав его бесплатно с нашего сайта.